Dla polskich przedsiębiorców budowlanych realizujących kontrakty w Niemczech kluczowym elementem współpracy z niemieckimi zleceniodawcami jest uzyskanie dokumentu Freistellungsbescheinigung. To zaświadczenie wydawane przez niemiecki urząd skarbowy (Finanzamt) potwierdza zwolnienie z obowiązku potrącenia 15% podatku budowlanego (Bauabzugssteuer) i umożliwia otrzymanie pełnej wartości wynagrodzenia.
Choć procedura wnioskowania jest jasno określona, wiele firm popełnia błędy formalne lub nie składa wszystkich wymaganych dokumentów, co skutkuje opóźnieniem lub odmową wydania zwolnienia. W tym artykule znajdziesz szczegółowe informacje, jak prawidłowo złożyć wniosek o Freistellungsbescheinigung, jakie dokumenty przygotować i jak wygląda proces jego uzyskania w Niemczech.
Czym jest Freistellungsbescheinigung i dlaczego warto ją posiadać
Freistellungsbescheinigung to oficjalny dokument potwierdzający, że dana firma zagraniczna wykonująca prace budowlane w Niemczech jest zwolniona z obowiązku potrącania przez niemieckiego zleceniodawcę podatku budowlanego. Zgodnie z §48 niemieckiej ustawy o podatku dochodowym (Einkommensteuergesetz), każda firma zlecająca prace budowlane innemu przedsiębiorstwu ma obowiązek potrącić 15% wartości faktury, o ile wykonawca nie przedstawi ważnego zaświadczenia.
Dzięki posiadaniu Freistellungsbescheinigung polska firma otrzymuje pełną kwotę wynagrodzenia bez potrąceń, unika konieczności ubiegania się o późniejszy zwrot podatku z Finanzamtu, zwiększa swoją wiarygodność i może szybciej rozliczać kontrakty z niemieckimi partnerami.
Kiedy polska firma powinna złożyć wniosek
Najlepiej złożyć wniosek o Freistellungsbescheinigung jeszcze przed rozpoczęciem prac budowlanych w Niemczech. Jeśli dokument nie zostanie wydany na czas, pierwsze faktury mogą zostać pomniejszone o 15%, a późniejsze odzyskanie tych pieniędzy jest trudne i czasochłonne.
Wniosek można złożyć zarówno przed rozpoczęciem pierwszej umowy, jak i w trakcie działalności, jeśli firma rozszerza swoją aktywność na teren Niemiec. Zaświadczenie wydawane jest zazwyczaj na okres 12 miesięcy i po tym czasie należy je odnowić.
Gdzie składa się wniosek
Wniosek o wydanie Freistellungsbescheinigung należy złożyć w niemieckim urzędzie skarbowym (Finanzamt), właściwym dla miejsca, w którym firma wykonuje swoje usługi. W przypadku polskich firm, które nie mają stałego zakładu w Niemczech, najczęściej właściwym urzędem jest Finanzamt Neubrandenburg, choć ostateczna decyzja zależy od lokalizacji zleceń.
Dokumenty można złożyć listownie lub elektronicznie, jeśli przedsiębiorstwo posiada dostęp do systemu Elster (niemieckiego systemu e-podatków).
Dokumenty wymagane przy składaniu wniosku
Aby uzyskać Freistellungsbescheinigung, należy przygotować zestaw dokumentów potwierdzających legalność działalności firmy i jej sytuację podatkową. Najczęściej wymagane są:
- formularz wniosku o wydanie Freistellungsbescheinigung (§48b EStG),
- odpis z CEIDG lub KRS,
- numer NIP i Steuernummer (jeśli już został nadany),
- zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami z polskiego urzędu skarbowego,
- opis zakresu działalności w Niemczech,
- kopie umów z niemieckimi kontrahentami,
- dokument tożsamości właściciela lub pełnomocnika,
- tłumaczenia przysięgłe dokumentów sporządzonych po polsku.
W przypadku spółek często wymagane są dodatkowo: umowa spółki, pełnomocnictwo do reprezentacji i potwierdzenie rejestracji podatkowej.
Jak wypełnić wniosek – krok po kroku
- Wprowadź dane identyfikacyjne firmy: pełna nazwa, adres siedziby, numery NIP i REGON.
- Określ rodzaj działalności – opisz dokładnie usługi budowlane wykonywane w Niemczech.
- Podaj dane kontrahenta niemieckiego: nazwa, adres, dane kontaktowe.
- Uzupełnij numer Steuernummer, jeśli firma już go posiada.
- Złóż oświadczenie o braku zaległości podatkowych w Polsce i Niemczech.
- Wskaż planowany okres prowadzenia prac oraz ich lokalizację.
Wniosek musi być wypełniony w języku niemieckim, podpisany i opatrzony aktualną datą. Warto przygotować jego kopię do archiwum firmowego.
Wysyłka wniosku do Finanzamtu
Dokumenty można wysłać w dwóch formach:
- tradycyjnej listownej, wraz z oryginałami lub poświadczonymi kopiami,
- elektronicznej, przez system Elster (dla firm z niemieckim kontem podatkowym).
Najlepiej przesłać wniosek listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, aby mieć dowód nadania i termin wysyłki.
Czas oczekiwania na wydanie Freistellungsbescheinigung
Czas rozpatrywania wniosku wynosi zazwyczaj od 3 do 8 tygodni. W przypadku firm, które po raz pierwszy wnioskują o zaświadczenie, urząd może poprosić o dodatkowe dokumenty potwierdzające prowadzenie działalności.
Nowe przedsiębiorstwa często otrzymują zaświadczenie na krótszy okres – tzw. warunkowe Freistellungsbescheinigung, które można przedłużyć po potwierdzeniu legalności działalności.
Jak wygląda wydane zaświadczenie
Freistellungsbescheinigung jest dokumentem urzędowym wystawionym przez Finanzamt. Zawiera dane identyfikacyjne firmy, numer dokumentu, okres ważności oraz informację o zwolnieniu z podatku budowlanego (§48b EStG).
Dokument należy przedstawić każdemu kontrahentowi w Niemczech przed wystawieniem faktury, ponieważ zleceniodawca ma obowiązek zweryfikować jego ważność.
Jak odnowić Freistellungsbescheinigung
Zaświadczenie wydawane jest zazwyczaj na okres 12 miesięcy. Po jego wygaśnięciu należy wystąpić o przedłużenie, składając nowy wniosek wraz z aktualnymi dokumentami, w tym zaświadczeniem o niezaleganiu z podatkami.
Wniosek najlepiej złożyć co najmniej miesiąc przed upływem terminu ważności, aby uniknąć przerw w płatnościach.
Najczęstsze błędy przy składaniu wniosku
Do najczęstszych błędów popełnianych przez polskie firmy należą:
- brak tłumaczeń dokumentów na język niemiecki,
- wysłanie wniosku do niewłaściwego urzędu,
- brak zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami,
- nieczytelne kopie dokumentów,
- brak podpisu na formularzu,
- pominięcie numeru Steuernummer.
Aby uniknąć opóźnień, warto dokładnie sprawdzić kompletność dokumentów i zadbać o ich czytelność.
Odmowa wydania Freistellungsbescheinigung
Urząd może odmówić wydania zaświadczenia, jeśli przedsiębiorstwo ma zaległości podatkowe, nie dostarczyło wszystkich dokumentów lub nie udokumentowało swojej działalności w Niemczech.
W przypadku odmowy przysługuje odwołanie (Einspruch) w terminie 30 dni od otrzymania decyzji. Po uzupełnieniu braków urząd zwykle wydaje dokument bez dalszych komplikacji.
Znaczenie Freistellungsbescheinigung dla polskich firm budowlanych
Freistellungsbescheinigung to nie tylko formalność, ale dokument, który realnie wpływa na płynność finansową i wiarygodność firmy. Jego posiadanie umożliwia szybkie rozliczenia, unikanie potrąceń podatku oraz zwiększa zaufanie niemieckich kontrahentów.
Dla każdej polskiej firmy działającej na niemieckim rynku budowlanym jest to nieodzowny element profesjonalnego funkcjonowania i gwarancja, że współpraca przebiega zgodnie z prawem i zasadami podatkowymi obowiązującymi w Niemczech.